如果你是主管， 尤其是現場部門的主管， 要妥善調度同事的班表， 其實是件非常頭痛的事。 當疏忽了某些細節、把不該排的人安插到不該排的班， 很有可能會引起同事的誤會， 一不小心可能就讓辦公場所變成火爆現場。
對許多行業像是餐飲業、旅館、零售店或製造業來說， 有很多員工都是所謂的「無桌工作者」， 比如速食店店員、零售店的櫃臺、賣場服務人員、製造業的工廠作業員等等， 這些人的工作時間大多都是靠排班來規劃， 而且排班表的呈現方式都是一個蘿蔔一個坑：今天某人申請休假， 就一定要有另一個人來替補，
可想而知， 部門主管或是 HR 往往都很辛苦， 不但要每天為員工的請假、排班傷透腦筋， 還要考慮到勞工工時的法規、甚至牽涉到個人薪資計算的問題…所有的問題環環相扣， 讓排班這項工作簡直就像是在解魔術方塊一樣複雜。
當然， 科技化一點的組織可能會想到利用 Excel 來排班， 但這充其量只是把 Excel 當作課程表來使用， 如果某一個員工要調班或請假， 還是需要 HR 去協調並手動在 Excel 表上進行修改搬移， 並不會因為已經在電腦上登記了而少傷一點腦筋。
▲透過 Excel 排班的範例。
Microsoft StaffHub：最簡單直覺的排班工具
我們不妨想像一下， 假設你是一名賣場的服務人員， 後天臨時有事， 所以你想要跟另一名當天沒排班的同事調班。 在正常的情況下流程應該是：先找到這位同事詢問他後天有沒有安排別的事， 如果他沒空的話那又得詢問其他同事，
我們以上述這個調班的過程為例， 分析一下排班的時候需要哪些元素。
需要與同事溝通
跟主管「喬」班表
必要的時候， 可能還要告訴主管某些工作需要交接、注意的相關資訊
在 Office 365 企業版（Office 365 企業版 K1、企業版 E1、E3、E5）裡， 有一個比較「低調」但非常簡單實用的成員叫做「StaffHub」， 它其實就是專門針對無桌工作者的排班所設計的解決方案。 StaffHub 主要可以為無桌工作者所屬的單位組織， 提供班表管理、內部溝通、即時資訊共用三大功能，
主管/管理者也能輕鬆建立班表
從主角/管理者的角度來看， StaffHub 可以讓你透過直覺化拖拉的方式完成班表的排定， 而且班表排完之後， 小組成員就會即時收到通知， 不會遺漏。 此外， 如果你底下有很多個不同的小組（比方說櫃臺人員、賣場人員）要管理， 那 StaffHub 也可以分成不同的小群組， 分別處理不同小組成員的排班事宜， 如果你真的忙不過來， 也可以指派該小組的組長來協助排班。
此外， 針對一些公共訊息， StaffHub 也提供了共用檔案夾的功能， 可以讓你發布組織規範、工作說明事項等等。 而針對臨時性的狀況， 比方說颱風停班， 或是臨時店內忙不過來需要加派人手，
我們就先用一個實際的例子， 來看如何為單位創建一個完善的排班系統。
1. 當第一次進入 StaffHub 時， 會有一個嚮導來協助你建立工作群組的排班系統， 在過程中， 你需要依照指示輸入群組名稱、手機號碼。 在範例中， 我們預設了一個名為「T 客邦速食店」的排班群組。
2. 接下來則是將網域內小組的成員一一加進來， 然後就可以按下「完成設定」。
3. 下一步就進入設定好的排班系統主頁面。
4. 在表格的左側會將待排班的人員列出，右側則是每日的排班表。
5. 主管只需點選每一個空格，即可設定當天要排班的人員。在這個範例中設定了兩名主管、三名店員，而每天都需要至少有三個人在現場（包含主管在內），如果當天店員只有一名的話，那麼兩名主管就都要排進班表裡。
6. 以下就是排定好的班表，確認沒問題就可以按下「發佈」來公佈排班表。
7. 如果有一些需要公告的資訊，或是要給大家分享的檔案，則可以在上方的「檔案」來選擇將公司的檔案、組織規範、工作說明等等資訊放在這裡。
員工只要用手機就可以輕鬆搞定調班！
StaffHub 在設計上考慮到現代人對「行動化」的高度需求，除了主管在設計排班表的時候會用到 Web 之外，當整個班表實際上線之後，基本上所有的動作都可以透過手機 App 搞定，連電腦都不用開。以下，我們就實際從員工的角度，來看看要怎麼在手機上搞定班表。
1. 首先在手機上安裝 StaffHub App。
2. 進入應用程式之後，只要你的主管已經排好班表，首先就會看到系統提醒你，下一個班在幾個小時之後要開始。
3. 在 App 裡也支援即時訊息的功能，你可以利用即時訊息與群組中其它的同事聯繫，作為你跟同事們之間「喬」班表的即時管道。
4. 在 App 介面上方最右側可以發現還有一個「檔案」功能，透過「檔案」你可以上傳一些想要跟群組成員共用的資訊，或是在這裡看到公司公告或是一些與工作相關的訊息，簡單講，你可以把它想像成是群組裡的小型公佈欄。
5. 當你要休假、調班（跟同事互換上班時間）或丟班（沒辦法去上班，請同事代上）時，你可以點選「要求」這個項目下面的「＋」這個符號開始提出要求。
6. 點選進入「要求」之後，系統就會引導你到下圖這個「調班或丟班」的頁面，在這裡依照你個人的需求或情況，選擇「調我的班」或者是「丟我的班」。
7. 接著就是選擇你想要調班或是丟班的時間。
8. 以調班為例，再來就是選擇要與小組成員調換的班。如果有必要的話，你也可以在「原因」裡詳細說明你為何想要調班。
9. 如果要選取小組成員的班，你可以利用行事曆找到小組成員的班表狀況，並選擇要跟你調班的小組成員。
10. 完成調班的申請後，按下「傳送要求」就可以將調班的訊息傳給對方了。
丟班申請一樣很容易
「丟班」的申請其實跟調班差不多，唯一的差別在於對方不需要用班跟你換班，而是直接接受你所丟出的班。因此，在程式上無法上班的員工只需選擇要丟出的班，然後指定好要接收的對象即可。我們就實際來操作看看。
1. 在「丟我的班」的下方，選定好你想要丟的班的日期之後，接著點選「選取小組成員」。
2. 選擇了小組成員之後，點選畫面右上方的「下一步」繼續。
3. 如下圖，現在你已經完成丟班了，你可以直接點最下方的「傳送要求」鍵，或是禮貌一點在「原因」裡交代一下丟班的原因。
最後，無論你被要求的是調班還是丟班，你的手機都會即時顯示同事傳送過來的要求。而被要求者可以在上面選擇接受或拒絕。當選取接受之後，上一級的主管就會即時收到同事提出的調班請求，主管只要點選接受之後，要求以及被要求的雙方都會收到調班成功的通知。
不只是將班表自動化，更是無桌工作者的雲端工作中心
像是現在的加油站、速食店等等需要排班的無桌工作者，過去多半是透過手寫的表格或是佈告白板來統一管理大家的班表。
其實製作排班表不難，難的是如何妥善地「喬」定大家的時間。有時，你想要跟甲調班，但是甲偏偏正好在休假，你為了要跟他「喬」調班的事，即時一點可能會打擾到人家的休假時間，要不然就是等到他收假回來上班才能進行溝通......等你搞定了這些流程，白板上可能早就已經被塗塗抹抹好幾遍了。
而 StaffHub 的優點就是把所有跟班表相關的事項全都自動化，成員彼此之間不一定需要面對面溝通，透過每個人都有的行動裝置就可以搞定包括調班、丟班、休假…等所有繁瑣的流程。如果你是主管，也就不需要在白板或是紙本表格上塗塗抹抹，更不用擔心紙本班表遺失，只要審核完下屬們的要求，班表就會自動更新了。
從管理的角度來看，StaffHub 除了讓建立工作時間表這件事變得更有效率外，向員工或整個團隊佈達事項也能更加即時，甚至公司的檔資訊也可以透過手機來做分享；若從員工的角度看，以往相當麻煩的休假或調班，現在只要透過手機就能在幾分鐘內「喬」好，與同事商量事情也更即時更方便，就連與公司相關的最新訊息也可以在手機上快速找到！
更值得一提的是，StaffHub 採用的是 Azure AD 驗證機制，能有效提供使用者的身份識別，因此公司也不用擔心員工被有心人士冒用或資訊外流之類的風險，在安全性上有足夠的保障。而且，不管是新進員工還是離職員工，只要加入或離開網域，系統都會自動同步更新，因此負責排班的主管也不用擔心把已離職的員工排到班表裡頭。
仔細研究一下 StaffHub，你會發現它整個概念不僅僅只是「排班」這麼簡單，事實上，StaffHub 真正的作用應該是讓這些無桌工作者不必一定要到工作場所，就可以隨時獲取需要的資訊。甚至在某些工作場所，由於採排班制，所以雖然同公司、處在同個工作場所，但是你可能永遠不清楚你確切有哪些同事，特別是那些分日班與夜班的工作。現在透過 StaffHub，就能夠以虛擬形式將整個工作團隊都聯繫起來。
如果說 StaffHub 只是個排班系統似乎有點小看他了，實際上，它就是無桌工作者的雲端工作中心。
4. 在表格的左側會將待排班的人員列出，右側則是每日的排班表。
5. 主管只需點選每一個空格，即可設定當天要排班的人員。在這個範例中設定了兩名主管、三名店員，而每天都需要至少有三個人在現場（包含主管在內），如果當天店員只有一名的話，那麼兩名主管就都要排進班表裡。
6. 以下就是排定好的班表，確認沒問題就可以按下「發佈」來公佈排班表。
7. 如果有一些需要公告的資訊，或是要給大家分享的檔案，則可以在上方的「檔案」來選擇將公司的檔案、組織規範、工作說明等等資訊放在這裡。
員工只要用手機就可以輕鬆搞定調班！
StaffHub 在設計上考慮到現代人對「行動化」的高度需求，除了主管在設計排班表的時候會用到 Web 之外，當整個班表實際上線之後，基本上所有的動作都可以透過手機 App 搞定，連電腦都不用開。以下，我們就實際從員工的角度，來看看要怎麼在手機上搞定班表。
1. 首先在手機上安裝 StaffHub App。
2. 進入應用程式之後，只要你的主管已經排好班表，首先就會看到系統提醒你，下一個班在幾個小時之後要開始。
3. 在 App 裡也支援即時訊息的功能，你可以利用即時訊息與群組中其它的同事聯繫，作為你跟同事們之間「喬」班表的即時管道。
4. 在 App 介面上方最右側可以發現還有一個「檔案」功能，透過「檔案」你可以上傳一些想要跟群組成員共用的資訊，或是在這裡看到公司公告或是一些與工作相關的訊息，簡單講，你可以把它想像成是群組裡的小型公佈欄。
5. 當你要休假、調班（跟同事互換上班時間）或丟班（沒辦法去上班，請同事代上）時，你可以點選「要求」這個項目下面的「＋」這個符號開始提出要求。
6. 點選進入「要求」之後，系統就會引導你到下圖這個「調班或丟班」的頁面，在這裡依照你個人的需求或情況，選擇「調我的班」或者是「丟我的班」。
7. 接著就是選擇你想要調班或是丟班的時間。
8. 以調班為例，再來就是選擇要與小組成員調換的班。如果有必要的話，你也可以在「原因」裡詳細說明你為何想要調班。
9. 如果要選取小組成員的班，你可以利用行事曆找到小組成員的班表狀況，並選擇要跟你調班的小組成員。
10. 完成調班的申請後，按下「傳送要求」就可以將調班的訊息傳給對方了。
丟班申請一樣很容易
「丟班」的申請其實跟調班差不多，唯一的差別在於對方不需要用班跟你換班，而是直接接受你所丟出的班。因此，在程式上無法上班的員工只需選擇要丟出的班，然後指定好要接收的對象即可。我們就實際來操作看看。
1. 在「丟我的班」的下方，選定好你想要丟的班的日期之後，接著點選「選取小組成員」。
2. 選擇了小組成員之後，點選畫面右上方的「下一步」繼續。
3. 如下圖，現在你已經完成丟班了，你可以直接點最下方的「傳送要求」鍵，或是禮貌一點在「原因」裡交代一下丟班的原因。
最後，無論你被要求的是調班還是丟班，你的手機都會即時顯示同事傳送過來的要求。而被要求者可以在上面選擇接受或拒絕。當選取接受之後，上一級的主管就會即時收到同事提出的調班請求，主管只要點選接受之後，要求以及被要求的雙方都會收到調班成功的通知。
不只是將班表自動化，更是無桌工作者的雲端工作中心
像是現在的加油站、速食店等等需要排班的無桌工作者，過去多半是透過手寫的表格或是佈告白板來統一管理大家的班表。
其實製作排班表不難，難的是如何妥善地「喬」定大家的時間。有時，你想要跟甲調班，但是甲偏偏正好在休假，你為了要跟他「喬」調班的事，即時一點可能會打擾到人家的休假時間，要不然就是等到他收假回來上班才能進行溝通......等你搞定了這些流程，白板上可能早就已經被塗塗抹抹好幾遍了。
而 StaffHub 的優點就是把所有跟班表相關的事項全都自動化，成員彼此之間不一定需要面對面溝通，透過每個人都有的行動裝置就可以搞定包括調班、丟班、休假…等所有繁瑣的流程。如果你是主管，也就不需要在白板或是紙本表格上塗塗抹抹，更不用擔心紙本班表遺失，只要審核完下屬們的要求，班表就會自動更新了。
從管理的角度來看，StaffHub 除了讓建立工作時間表這件事變得更有效率外，向員工或整個團隊佈達事項也能更加即時，甚至公司的檔資訊也可以透過手機來做分享；若從員工的角度看，以往相當麻煩的休假或調班，現在只要透過手機就能在幾分鐘內「喬」好，與同事商量事情也更即時更方便，就連與公司相關的最新訊息也可以在手機上快速找到！
更值得一提的是，StaffHub 採用的是 Azure AD 驗證機制，能有效提供使用者的身份識別，因此公司也不用擔心員工被有心人士冒用或資訊外流之類的風險，在安全性上有足夠的保障。而且，不管是新進員工還是離職員工，只要加入或離開網域，系統都會自動同步更新，因此負責排班的主管也不用擔心把已離職的員工排到班表裡頭。
仔細研究一下 StaffHub，你會發現它整個概念不僅僅只是「排班」這麼簡單，事實上，StaffHub 真正的作用應該是讓這些無桌工作者不必一定要到工作場所，就可以隨時獲取需要的資訊。甚至在某些工作場所，由於採排班制，所以雖然同公司、處在同個工作場所，但是你可能永遠不清楚你確切有哪些同事，特別是那些分日班與夜班的工作。現在透過 StaffHub，就能夠以虛擬形式將整個工作團隊都聯繫起來。
如果說 StaffHub 只是個排班系統似乎有點小看他了，實際上，它就是無桌工作者的雲端工作中心。