利用Word五項功能提高論文撰寫效率！

利用Word五項功能提高論文撰寫效率

在撰寫研究生學位論文期間，我和身邊的同學都曾遇到過因Word排版知識欠缺，致使論文修改和排版費盡周折，甚至影響論文撰寫進程的事。相信有很多正在撰寫或即將撰寫學位論文的同學也會有這樣的遭遇。為了讓大家少走彎路，現以Word2003為例（Word2007類似），將論文撰寫中十分有用的五項功能作了歸納梳理。相信只要你花上一點點時間學習這些功能，很可能就省去論文排版的所有煩惱，從而將更多的精力和時間投入到論文品質的提高上。

文檔結構圖

學位論文篇幅長，

頁數多，在撰寫或修改過程中，常常要定位到某一章某一節。由於不知道章節所在的頁碼（如果知道頁碼，可以採用頁碼定位），很多同學都是通過拉動捲軸來尋找，非常麻煩。有的同學為了解決這個問題，將論文的每一章甚至每一節單獨做成一個檔。但是這樣既影響論文列印，又不容易從整體把握論文邏輯層次。如果大家學會了Word的“文檔結構圖”功能，這個問題很好解決，而且你會發現對論文的駕馭變得得心應手。 “文檔結構圖”最大的優點就是論文結構一目了然，準確定位方便快捷。具體用法如下：

點擊功能表項目“視圖”—>“文檔結構圖”，這時在頁面左側多出一個視窗，它便是顯示文檔結構的地方。接下來的工作就是規範論文的結構層次。

將正文內容設置成“正文”，一級標題的大綱級別設置成“一級”，二級標題的大綱級別設置成“二級”，依此類推。

其設置方法為：選中標題或正文，點擊功能表項目“格式”—>“段落”，在彈出的視窗中選擇“縮進和間距”分頁，在“大綱級別”項選擇相應級別。這裡有一個小技巧，可以大幅減少工作量。首先將論文全部選中設置成“正文”，然後將第一個一級標題（比如第一章）大綱級別設置成“一級”，再用“格式刷”（按兩下“格式刷”可連續“刷”）把其他各級標題的大綱級別全部“刷”成“一級”。

這時所有的標題以“一級”大綱級別的形式全部出現在文檔結構圖中。點擊文檔結構圖中的標題就能迅速定位到論文的相應位置。點擊第一個二級標題（比如第一章的第一節），

將其大綱級別設置成“二級”，然後用“格式刷”把其他二級標題的大綱級別全部“刷”成“二級”。 “刷”的過程中，可以點擊文檔結構圖中的標題，迅速定位到相應內容，十分方便快捷。其他級別的標題照此方法做。

自動生成目錄

規範論文的結構層次，生成文檔結構圖，除了上述的優點外，還有一個更大的好處，那就是在論文撰寫完後自動生成目錄。曾看見有同學自己編寫目錄，當標題更改時，更新目錄不算費事，但是當頁碼改變時，更新目錄就顯得十分麻煩。其實， Word可以根據規範的結構層次自動生成目錄，完全代替人工編寫。具體方法為：

將游標移至目錄位置。點擊功能表項目“插入”—>“引用”—>“索引和目錄”，在彈出的視窗中選擇“目錄”分頁，

然後根據提示進行相應的設置（篇幅所限，不作贅述），點擊“確定”，目錄便出現了。如果對論文作了修改，可以在目錄上點擊滑鼠右鍵，選擇“更新域”，在彈出的視窗中根據情況選擇“只更新頁碼”或“更新整個目錄”，點擊“確定”，目錄就會自動更新。

分頁符和分節符號

學位論文一般要求各章開頭都要另起一頁，即章標題在頁面頂端。有的同學在處理章與章之間的間隔時，常常是用很多的“回車”符。這樣處理有一個問題：當修改論文時，前面內容的行數如果變了，後面各章的章標題就不會在頂端，又需要用“回車”符調整，重複幾次就會覺得很麻煩。如果在章與章之間插入“分頁符”或“分節符號”，就不會有這樣的煩惱了。

具體方法為：將游標移至前一章，比如第一章的末尾，點擊功能表“插入”—>“分隔符號”，在彈出的視窗中選擇“分頁符”（分隔符號類型）或“下一頁”（分節符號類型），點擊“確定”。第二章將另起一頁，無論前面怎麼修改內容，第二章章標題都處於頁面頂端。

分節符號比分頁符的作用更大，它可以把論文分節，使不同的節可以有不同的設置，節與節互不相干。有時候分節是必要的。比如頁面方向有橫向和縱向兩種，特別是製作表格時，常常因表格過寬需要製作橫向表格，這時就需把頁面設置成橫向。如果不分節，其他頁面都會被設置成橫向。只有通過分節，把橫向表格所在節的頁面設置成橫向，其他節的頁面設置成縱向，才能解決這個問題。另外，如果要求頁碼格式前後不一樣，或者從某一頁開始要重新編號，都需要通過插入分節符號（類型一般為下一頁或連續）才能實現。

章節附註

有一天，一個同學對我說，參考文獻的標注改起來太麻煩了，可以說是牽一髮而動全身。我說，看來你是沒有使用Word的“章節附註”功能。正在撰寫學位論文的同學，如果你還沒標注參考文獻，你看到了這篇文章你是幸運的，至少比我的那位同學幸運。因為我發現很多同學都在這個問題上浪費了太多時間。在此，強烈推薦以下方法標注參考文獻：

1)將游標移至需標注參考文獻的地方。

2)點擊功能表項目“插入”—>“註腳和章節附註”，在彈出的視窗中進行如圖1設置後，點擊“插入”。（你會發現“編號格式”沒有你想要的“[1],[2],[3]…”。沒關係，有辦法解決。

3)游標自動移至論文結尾。在編號後面輸入參考文獻資訊。

4)參考文獻資訊輸入完畢後，按兩下相應編號，游標將自動移至論文中標注該參考文獻處。在編號左右分別加上“[”和“]”，並將其格式設置為“上標”，最終形式為“[1]”。將該編號複製，粘貼到下一個需要標注參考文獻的地方。此時你會發現編號變成了“[2]”（或其他編號，依據所處位置順序自動編號）。

5)按兩下編號“[2]”，游標自動移至論文結尾編號為“2”的位置，更改參考文獻資訊。

通過按兩下相應編號可以很方便地在論文和參考文獻目錄間“穿梭”。但有一個小缺點：這樣生成的參考文獻目錄始終是在論文最後面。如果要更換目錄位置，只能採取複製粘貼的方式，致使目錄失去“章節附註”功能。建議在論文定稿後再移動參考文獻目錄位置。

自動保存

當你正在專注於資料的處理或是推敲某句話的措詞時，電腦突然斷電、死機，你會因未及時保存文檔懊惱不已。Word的“自動保存”功能可以讓你無憂無慮專心論文寫作。其設置方法為：點擊功能表項目“工具”—>“選項”，在彈出的對話方塊中選擇“保存”分頁。將“自動保存時間間隔”前的核取方塊打“√”，間隔時間一般設為3—10分鐘。因為設置時間過短，影響系統速度；設置時間過長，沒有實際意義。

Word功能十分強大，Word排版是一門藝術。介紹以上五項功能希望能起到抛磚引玉的作用。要想自己的論文更加規範美觀，還需要多學習，多實踐，多總結。

感謝您的閱讀與收藏推薦，祝您畢業順利、工作順心，萬事如意！看完了，點個贊再走唄~

專業精英團隊，專注品質，服務第一

另外，如果要求頁碼格式前後不一樣，或者從某一頁開始要重新編號，都需要通過插入分節符號（類型一般為下一頁或連續）才能實現。