21把會議開得更高效
《星際迷航》裡的寇克船長說,如果“開會純粹就是浪費時間”的說法有半分正確,那你多半曾在開完會後犯過嘀咕——開這種會,能有一丁點兒用才怪!25年前,心理學家加羅德·斯塔瑟( Garold stasser)和威廉·泰特斯( William titus)出版了關於“決策小組中的溝通狀況”的研究成果。 雖然這些成果已是四分之一世紀之前的東西了,但時至今日,它在很多情況下依然適用。
他們發現,人們在開會的時候,有相當多的時間都浪費在聽別人講那些人人都知道的事情上。 更讓人鬱悶的發現是,真的帶著新資訊來的人(而且只有他們知道這些資訊)往往無法提醒其餘的參會者去瞭解這些資訊。
結果就是:這種情況下做出的決策,往好裡說是還湊合”,往壞裡說就是“相當糟糕”。
更多近期的研究證實了他們的發現。 例如小詹姆斯·拉森( James Larson jr.)和同事們所做的一項實驗:他們給一群醫生看了兩個診療錄影。 看錄影時,醫生們被分成了小組,但他們不知道的是,每個小組看到的錄影都有點兒L差異。 此外,有些醫生得到了兩個患者的個人資訊。 結果就是所有的醫生都瞭解到了兩位元患者的部分資訊,但沒有一位元醫生掌握全貌。
看完錄影之後,醫生們]需要跟另一個小組討論病例,商量出一個診療方案。 研究者對實驗的設定很聰明:只有當所有醫生都把自己知道的消息分享出來的時候,才能做出最準確的診斷和治療方案。
那麼,我們能釆取什麼措施來確保人們毫無保留地共用資訊,高效地進行溝通呢?以下就是4個“四兩撥千斤”的開會方法,在工作和生活中都適用。
第一,請參加會議的人在會議開始前提交資訊。 這或許聽起來有點L太簡單,可極少有人真的付諸實踐。 這樣做之後,大家提交的看法和意見就不大可能受到他人影響。 這個方法對那種希望得到創新想法的會議尤其管用。 請大家事先提交想法,往往能讓更多人的意見得到傾聽,於是就能收集到更多新創想。
第二,組織會議的人最後一個發言。 組織會議的人往往不知道自己的意見會影響大家,這個問題之普遍簡直令人吃驚。 如果一個領導者、經理或家長先把看法說了出來,小組成員往往就會下意識地聽從,其他的想法和意見就沒有機會產生了。
第三,做個任務清單會很有用。 醫生們確保自己做出準確診斷並採取正確措施的常用方法之一就是列一個簡單的清單。 就像阿圖·葛文德( Atoll Gawande)在他的著作《清單革命》( The Checklist Manifesto)中所說的,這些清單中包括一些簡單得令人吃驚、可萬漏掉了就會要人命的條目。 患者的名字跟真人對得上嗎?我有他的病歷嗎?他對什麼東西過敏嗎?我知道他的血型嗎?
就像飛行員在登機前會列一張清單一樣,會議的組織者也需要仔細想想,準備清單上該有哪些必不可少的條目。 參會的人選恰當嗎?大家的經驗是否平衡得當?有沒有那種以積極正面的方式提出反對意見的角色?
第四,茱麗葉·朱( Juliet Zhu)和JJ.阿戈(J. Argo)近期的研究指出,對會議的座次安排做出微妙的調整,就能夠影響人們的注意力重點。 例如,他們的研究發現,圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。 因此,參會者更容易重視小組的整體目標,也容易被強調全組利益的資訊(而不是個別人的收益)和提議說服。 相反,當座次安排呈現出帶角的形狀(比如L形)或方形的時候,效果剛好相反。 這種座次安排激發了人們對獨特性的追求。 因此,人們更容易回應那些以自我為中心的資訊和提議,容易表現出個人主義。
研究人員總結說,如果會議目的是創造合作互助的氣氛,那麼圓桌式的排位更有利。 因此,如果一個團隊領導者想要說服員工齊心合力行動起來,那麼他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人,這樣做就愈發重要。
然而,如果團隊領導者希望讓團隊成員為自己的行動負起責任,那麼正方形或長方形的桌型會更好。
當然,某些會議既需要合作,也需要個人採取行動。因此,你或許需要在進程中調整桌型。例如,一名會議組織者發現會議初期需要大家團結合作,那麼他就把這段時期的座位擺成圓桌式的,等到會議的重點轉變成需要個人關注的議題時,如果必要的話,他就可以做出小小的調整,把座位擺成方形的。會議組織者可以採用的另一個小調整是,開會之前就把座位分配好,而不是讓大家自行找位子(要知道,物以類聚,人以群分)。任何一個婚禮策劃人都會告訴你,當人們看到寫著自己姓名的桌卡時,都會乖乖地坐下。
因此,如果一個團隊領導者想要說服員工齊心合力行動起來,那麼他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人,這樣做就愈發重要。然而,如果團隊領導者希望讓團隊成員為自己的行動負起責任,那麼正方形或長方形的桌型會更好。
當然,某些會議既需要合作,也需要個人採取行動。因此,你或許需要在進程中調整桌型。例如,一名會議組織者發現會議初期需要大家團結合作,那麼他就把這段時期的座位擺成圓桌式的,等到會議的重點轉變成需要個人關注的議題時,如果必要的話,他就可以做出小小的調整,把座位擺成方形的。會議組織者可以採用的另一個小調整是,開會之前就把座位分配好,而不是讓大家自行找位子(要知道,物以類聚,人以群分)。任何一個婚禮策劃人都會告訴你,當人們看到寫著自己姓名的桌卡時,都會乖乖地坐下。