IBM:文檔管理將成為一項重要的企業能力, 文檔服務將成為企業的基礎服務。
文檔管理系統的定義
文檔管理指文檔、試算表、圖形和影像掃描檔的存儲、分類和檢索。 每份文檔均具有一個類似於索引卡的記錄, 記錄了諸如作者、文檔描述、建立日期和使用的應用程式類型之類的資訊。
文檔管理系統的誕生背景
自電腦在各行各業被廣為應用以來, 技術成本的下降促進電腦設備的應用, 為企業資訊化提供了條件。 電子文檔以其獨特的優勢取代了高成本、不利於保存的紙質文檔。 由此, 也給文檔管理提出了新的要求。
在企業管理中往往會出現各部門之間不能協調辦公, 相互配合的現象, 這是因為每個部門都有自己的工作要做, 當自己正在工作時, 其他部門來調閱文檔或找資料,
在企業經營過程中可能會發生某業務人員的離職或死亡等意外情況。 這個人的離職往往會給企業帶來很大的損失, 因為客戶往往是掌握在他們的腦子裡, 他們的離職不僅是人走了, 而且是將他與這個客戶之間的資料也帶走了。
文檔管理系統的發展歷史
• 第一代文檔管理系統起源於上世紀60年代末期, 主要用於財務領域中的薪資計算, 用戶極少。
• 第二代文檔管理系統始於上世紀70年代, 首次將文檔管理概念引入到非財務領域,但是尚未形成文檔管理的系統理念。
• 第三代文檔管理系統興起於上世紀90年代,全面利用了資料庫、用戶端/伺服器、網路等技術, 擁有完備的文檔管理理論支撐,
企業文檔管理系統的收益
• 避免公司機密檔的擴散及流失, 有效地管制 ISO 檔的進出
• 增強辦公協同, 保證流通中版本的一致性
• 減少查閱時間, 根據關鍵字方便檢索
• 降低辦公費用, 避免重複複印
• 增加企業管理透明度, 申請人可全盤掌握審批流程
• 極大減輕了文管人員的作業負擔, 使文管人員對公司核心文檔進行更好的管控。
典型的文檔管理系統功能
一個典型的文檔管理系統示意圖如下:
• 線上管理企業文檔
• 文檔自動分類保存
• 文檔加鎖 / 解鎖
• 文檔共用
• 線上編輯文檔
• 文檔更新自動通知
• 文檔打包壓縮下載文檔保護及安全
• 單一帳戶登錄
• 使用用戶組管理使用者許可權
• 使用者操作日誌
• 線上文檔備份
• 允許上傳任意文檔類型和大小, 可設置
• 郵件發送編輯用戶組
• 編輯用戶帳號